主席隨筆——何謂好的活動管理?

  活動管理得宜,既能提升客戶滿意度,亦建立品牌良好形象。相反,活動安排稍有不妥,瞬間會廣受批評,品牌形象受損。因此活動管理不容許絲毫鬆懈,需要各方面完美計劃。

  活動策劃者首要做好時間管理。活動前免不了繁瑣的待辦事項,例如場地勘察、設備測試等。受預算不足、場地爆滿等因素所限,活動往往無法盡早排演,因此時間分配成為活動管理其中關鍵。活動前各工作單位必須開會協調,例如供應商安裝視聽設備、攤位所需時間,以預留足夠時間調整活動,令活動萬無一失。

  活動需要整個團隊分工、相互支援,安排合適人才到不同崗位,當中策劃力、創意力、執行力,缺一不可。即使是現場臨時員工,亦需要事先培訓。

  另外,抓緊可提升客人體驗的現場細節,包括清晰交通安排、現場明確指示、安排足夠接待員等,有效提升客戶體驗。

  就如早前筆克為中國及德國合資汽車品牌騰勢500策劃於西藏公路的試駕路線,驚喜路段向參加者帶來截然不同的體驗。特別場地尤其需要細節配合,例如參加者有機會產生高原反應,以及引發其他健康問題。團隊預先確認每位來賓的健康狀況,並隨行備有醫療用品及便攜式氧氣,令參加者倍感安心。

  倘若公司資源不足,可交由專業活動管理公司代理。他們於場地及後勤經驗豐富,通常擁有在物資、餐飲和娛樂配備方面的相熟供應商,具備更好議價能力。雖然公司需要付一筆代理費,但卻能換來更妥當活動安排。

  制定詳細活動計劃固然重要,但現場情況瞬息萬變,務必準備應急方案,不要墨守成規,才算得上是天衣無縫的活動管理。

筆克遠東集團主席

謝松發

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