主席隨筆——策劃盛事的考驗

  全球矚目的東京奧運將於下年夏季舉行,相信隨著開幕日子愈來愈近,奧運氣氛將更趨濃厚。筆克亦將參與奧運射箭賽事場地的臨時設施工程,團隊已經密鑼緊鼓地埋首準備。

  要策劃大型盛事,設計、規劃和部署均需要鉅細無遺,不過「計劃趕不上變化」亦是家常便飯。尤其身處海外地區,難免遇上天氣和文化等無法躲避的難題,種種挑戰都考驗團隊的臨場應變能力。今期,讓我與大家分享少許經驗之談。

  以前年在哈薩克斯坦舉行的阿斯塔納世博會為例,工作文化差異和語言不通都為團隊增添難題,他們與我分享心得:首要是尊重當地辦事程序,在保持專業操守與安全的前提下,將工作流程與當地系統融合;語言不通方面,為保障雙方利益,每份重要文件均須準備不同語言的複本。另外,即使是微不足道的細節,都要尋根究柢,切勿胡亂假設,防止誤會發生。

  此外,過往筆克團隊都曾參與多屆奧運會,體驗過在烈日當空、寒風刺骨或天氣不穩下工作的狀況。這些經驗都為團隊累積豐富的臨場應變技巧和全面的後備策略,令他們日後遇上大規模而繁複的活動策劃和執行項目時,在應付天氣變化、緊急情況和團隊成員的身心健康時,都份外得心應手。

  愈來愈多國際盛事選址較「新興」的地區舉行,除了上述提及的阿斯塔納,還有數年前首屆歐洲運動會的舉行地點巴庫。新興地區蘊藏未知的機遇和挑戰;對企業而言,要投身盛會並取得理想成效,物色富經驗的代理機構將更事半功倍。

謝松發


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