企管達人——家庭友善彈性工作 微軟香港科技管理維持高效

        開會時不斷收發電郵,看似工作充實,卻會不自覺墮入盲忙圈套。「聰明勝於拼命」,則是現今不同上班一族管理時間的大學問。主打家庭友善的微軟香港,容許員工彈性選擇上班時間,除了信任外,還有自家生產力分析工具,整合團隊工作規律,律己律人,達至高效工作。雖然以科技協助管理,但員工感受同樣重要,所以在新任微軟香港市場策劃及營運部總監許珮雯眼中,企業管理有「信」更要有「心」,才能讓員工全情投入。

        下午走進微軟香港偌大的辦公室,卻發現不多員工坐在座位上。細問之下,原來不少員工可以自主選擇上班時間和模式,送孩子上學後在家中、咖啡廳內完成工作,實現「一機在手走天涯」。彈性工作固然是許多打工仔夢想,但同時也是管理層管理工作效率的一道難題。團隊有數百人的微軟香港,便是善用自家軟件,以科技協助管理。

互信為先上下一心

  「讓員工自主工作模式,才能讓他們全心投入事業,所以我們容許員工在任何時間及地點工作。」許珮雯指,公司不奉行金睛火眼的微型管理,企業互信先行,才能上下一心。

  但放手非放任,如是者,便要利用軟件加數據分析。在個人層面,微軟Office365早幾年推出的生產力分析工具MyAnalytics,只要員工打開電腦工作,系統便會收集數據,並將過去一周工作整合成回顧報告,讓員工知悉自己的工作規律,從而調整工作模式,增加效率。為保密起見,報告只會供個人參考。

  擔任新職位前,主管微軟人力資源的許珮雯,則視MyAnalytics為提升效率的良伴,檢視工作時間分佈、緊密合作夥伴的合作比例。程式當中一項,便是檢視自己在開會時用了多少時間寫電郵,從而提醒自己善用時間,「比例高的時候,便會為自己響起警號,究竟自己開會時專不專心?或者根本去了一些毋須出席的會議?」

  要知道整體團隊是否有效工作,讓員工手動填寫問卷、自我評價的方式已經過時。在企業層面,許珮雯稱,會以Workplace Analytics整合部門員工時間分配數據,加上Power BI將數據化為可視圖表,來協助團隊改善工作效率,「我絕不希望銷售團隊將時間浪費在不斷填表格上。用數據整合,便可以看到部門工作時間是用來見客、還是處理文書工作居多,從而針對式加強培訓。」

  大數據固然有助掌握員工工作規律,但許珮雯稱,平衡員工私隱也相當重要,「如果團隊少於五個人,他們的資料便不會顯示在總數據之上,因為我們不想任何人從數據中,揣測這些工作數據的主人。」

  科技雖然是管理良伴,但管理始終是一門以人馭人的藝術。微軟香港在前年不僅將有薪產假及侍產假,由十星期及三日,分別大幅提高至二十星期及六星期,也推出四星期的有薪家庭照顧假,讓員工在緊急時索取,以照顧患病家人及近親。除福利優厚之外,許珮雯相信要達至成功管理,還需要有同理心理解同事難處,才能成功帶領團隊。

  根據世界經濟論壇統計,全球超過一半女性依然認為科技行業是男性主導。但在微軟香港,女性整體員工佔逾百分之四十,更主導半數領導層職位,除了許珮雯外,微軟香港及澳門區總經理及財務總監之位,均由女性擔大旗。要達至團隊多元,她相信首先便是要打破性別定型,主張有能者居之,「只要有進步空間及視野,認同公司理念,不分男女亦能做得出色。」

能者居之無分男女

  作為管理層,許珮雯又如何與員工有效溝通,做到下情上達呢?她以微軟理念「讓全球所有人及組織成就不凡」(to empower every person and every organization on the planet to achieve more)為例,指企業同樣需要成就及尊重員工,才能百花齊放。所以溝通上,她指切忌從上而下、一言堂式交代命令,而是彼此平等以理服人,「同樣公司向上發展,不會只歸功於管理層,而是確保每一個同事能發揮所長。」

人工智能助企業發展  

  微軟香港期望,建基於發展愈趨成熟的雲端服務上,進一步以人工智能協助企業穩步發展。

  微軟香港市場策劃及營運部總監許珮雯指出,隨着過去幾年雲端平台Azure發展成熟,微軟香港除了會進一步協助企業將數據放上雲端、做好遺失資料的災後恢復備份工作外,未來也會在此基礎上,利用人工智能,協助精簡企業工作流程。

  許珮雯以微軟香港協助客戶設定電話客服中心為例,現時顧客對客服有不滿意時,通常會由中心作事後跟進,但顧客往往會忘記當中細節,「所以有人工智能協助,便能將當時對話、內容、語氣轉化成文字及數據,作為日後公司內部培訓或評價參考。」

企管達人 本報記者

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