助理文書主任預計今年下半年展開招聘,相同職位在前年接獲破紀錄的三萬八千份申請。不少考生滿以為打字測試要求簡單,但有超過三十年教班經驗的公務員工會聯合會總幹事梁籌庭,以「屍橫遍野」形容考生在首關「技能測驗」的「肥佬」情況。他指出,應試當日只有五分鐘打字時間,最多只能有五個錯字,不少考生事前未有做足心理準備,結果在壓力下犯錯連連。他建議有意今年報考助理文書主任的考生,現在開始着手訓練打字速度。

記者 郭增龍 攝影伍明輝

根據公務員事務局的統計,文書主任職系人數達一萬四千多人,並分布於不同政府部門。由於人數眾多,每次公開招聘助理文書主任均有大量空缺,以一六年為例,當時目標招聘人數達七百人。梁籌庭表示,政府由一○年開始,每隔兩年便會進行一次助理文書主任的招聘程序,他預計新一輪招聘將會在今年八月開始,招聘人手約七百人,與往年相若。

前年破紀錄 獲3.8萬份申請

投考助理文書主任,只要在文憑試五科考獲第二級或以上成績,其中一科為數學,即符合入職要求。雖然入職起薪只有一萬三千多元,但政府工每年均有加薪,如晉升至高級文書主任,月薪更可超過五萬元,甚具吸引力,前年招聘就接獲破紀錄的三萬八千份申請。

助理文書主任的遴選程序共有兩關,分別是技能測驗及遴選面試。梁籌庭表示,技能測驗分為三個部分,分別是中文打字、英文打字及商業電腦軟件Microsoft Office Word及Excel的應用知識測驗。不少考生看到入職要求列明投考者的中英文文書處理速度分別為每分鐘二十字及三十字,以為可以輕鬆過關,但他不諱言,絕大部分考生均在打字測驗中「肥佬」。

為測試打字速度,梁籌庭表示,中英文文書處理速度測驗分別只有五分鐘的時間,考生要在限時內完成一百個中文字及一百五十個英文字,「試卷是一篇文章,入面畫有一條及格線,如果在限時內未打到那個位置,就即時『不及格』,多打幾個字亦無着數,因為不會有分加,但打錯字就會計數,總錯字多過五個,亦會即時『肥佬』。」

30分鐘內用軟件複製文件

在五分鐘的限時下,梁籌庭指出,考生只要稍有猶豫或出錯,就難以及格,「很多考生入到試場,聽到旁邊的人打字打到很有節奏感,於是雙手不斷在震。」他亦見過有考生只望着稿件打字,「打了一分幾鐘,望一望顯示屏,發現由中間開始就打錯,想補救也來不及。」相比起文書處理速度測驗,梁籌庭表示,下一部分的應用知識測驗,考生將收到兩份分別以Word及Excel製成的文件,只要在三十分鐘內利用軟件成功「複製」文件,即可過關,難度較低。

梁籌庭估計,今年的技能測驗將會在十一月舉行,「想今年考的話,現在就要開始練習。」他建議練習時模擬考試五分鐘的時限,並以公營機構文件為範本,測試自己能否過關,亦要訓練雙手及雙眼同時工作,「如果只望住張紙打字,就一定死。」

成功通過技能測驗的考生,即可進入遴選面試。梁籌庭表示,面試將由行政主任、高級文書主任及文書主任三人,會見一名考生,時間約二十五分鐘,問題包括行業認知、政府架構認知、處境題及時事題,「助理文書主任有機會派到不同政府部門,面試會問其中一個部門的工作內容,以測試考生有沒有做足功課。」

蒐各部門工作細節 清楚闡釋想法

梁籌庭建議考生清楚闡釋個人想法,他舉例指,曾有處境題為「假設你在入境處櫃位工作,有市民在午飯時衝進來,要求服務,你會幫助他嗎?」若考生回答「會」,考官將會追問:「在你幫他完成工作後,有沒有甚麼需要跟進?」梁籌庭指出,正確答案是在完成服務後提醒該市民,下次應趕在辦公時間前來,並強調下不為例,「其實一開始答食飯時間不工作也沒有錯,只要能夠講清楚每個決定背後的原因,及之後的跟進就可以。」

他指出,考官或會向口啞啞的考生說出處境題的建議做法,惟過去竟有考生與考官辯論,認為其建議做法不理想,他提醒考生切忌在面試場上動氣,「不要以為講贏考官就可以調升分數,只會適得其反。」梁籌庭建議考生在面試前,搜羅文書主任在不同部門的工作細節,以展示充足的準備。

中學畢業可應考 面試表現成關鍵

愈來愈多大學畢業生投考助理文書主任,但梁籌庭指出,學歷並非篩選準則,面試表現才是取勝關鍵。

助理文書主任只要求投考者中學畢業,並取得文憑試五科第二級或以上的成績,梁籌庭指出,根據過去的經驗,近四成助理文書主任應徵者擁有大學學歷。不少人擔心中學畢業的學歷難以跟大學畢業生競爭,不過,曾擔任面試考官的梁籌庭強調,學歷並非取錄考生的標準,「只要符合入職最低要求,就可以參加技能測驗,而即使去到遴選面試,考官亦只會着眼應徵者面試的表現。」

不過,他坦言,大學畢業生在處境題的回答上,一般較中學畢業的投考者理想,「我覺得分別在於大學生的閱歷較好,令他們更容易令考官有較深刻的印象。」

投考貼士

1 須於最少半年前開始練習打字,確保可在短時間及具壓力的技能測驗下發揮水準

2 建議以公營機構文件為範本練習打字

3 需要對文書主任的工作性質及政府各部門有基本認知,令面試官認為你有做足功課

4 即使與考官在處境題的解決方法有不同意見,亦不應動氣,「拗贏」考官對面試成績毫無幫助

助理文書主任遴選程序

第一關 技能測驗:包括中英文文書處理速度測驗,及商業電腦軟件Microsoft Office Word 2010及Excel 2010的應用知識測驗。

第二關 遴選面試:時間約二十五分鐘,以廣東話為主,問題包括對政府架構的認知、處境題及時事題。

助理文書主任晉升階梯及薪酬

高級文書主任(40,505元至50,900元)

文書主任(30,320元至38,675元)

助理文書主任(13,270元至28,865元)

全文刊《星島日報》