大公司一切事情有人支援，以IT為例，要電腦有電腦，要電郵有電郵，一切都由IT部門同事負責。時移世易，今天不少中小企，都指派一位比較熟悉電腦同事，兼任這個職能。
比如電郵，過去每家大公司，都自置服務器，費用昂貴，每個帳號又有容量限制。到後來不少大公司都改用Gmail服務，由自置服務器，改為租用Google服務器，省去資本開支，運營開支也降低不少，皆因Gmail費用相宜。
Google這個服務，現在名稱叫G Suite，因為不止提供電郵，還有視頻會議音頻會議、聊天室、行事曆、雲端儲存、雲端文書試算表、雲端表格等等各類功能。基本月費計劃，所謂的Basic plan，每帳號每月六美元。不過Basic plan的雲端儲存，每帳號上限只有30GB，我選用了每月十二美元的Business plan。
如果公司有超過五位成員開通了Business plan，每帳號雲端儲存是無限量的。若低於五位，每帳號上限是1TB。我選用Business，每位成員都有無限量雲端儲存，從不需要刪除電郵刪除文件，實在方便。
不過用Google這個G Suite服務，最方便的地方，莫過於他的搜索功能。比如要查閱跟某位客戶的電郵記錄，我只需在搜索框裏，輸入該客戶名字，或加上某些關鍵詞，有關記錄便自動給我送上。查閱任何資料也如是，我儲存在雲端的文檔，在搜索框輸入關鍵詞就可以隨時找到。如果你用過其他電郵的搜索服務，你會同意我的看法，Gmail是最好的。
Google有個很好玩的服務叫Forms表格，無論私人帳號或G Suite帳號，都可使用。我們平時收到的一些網上問卷調查，需要點擊打開一條link鏈接，很多時候其實就是Google Forms。使用這個服務，你可以隨意設計一張表格或問卷，設定問題，可以是填充題或選擇題，然後生成一條link鏈接，再分享出去給人家填寫。
有次我收到汽車公司短訊，請我填寫售後服務調查問卷，就是用Google Forms。這個服務的好處，就是所有收集到的信息，都可以自動生成一個worksheet試算表，方便你整理分析。我之前試過用這個來登記客戶預售，效果不錯。其實就算平時大家約吃飯，也可以做一個簡單調查問卷，挺好玩的。
視覺科技CEO
盧健生
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