從前我們辦公，同事之間文字溝通主要靠電郵。現在除了電郵，有些簡單文字溝通，還流行使用一些即時通訊軟件。多年前我們用MSN，後來用Skype，內地就流行用QQ。
今時今日，除非是比較正式的公文往來，否則在公司內部，我習慣用一個中文叫釘釘英文叫DingTalk的應用程式。大家會問，內地不是流行用微信的嗎？對，不過假若公事也用微信，那麼微信在手機裏佔的儲存便愈來愈大，而且微信只在本地儲存，不做雲儲存，一旦換手機，便需要把聊天記錄遷移，非常非常麻煩的一件事。
DingTalk的最大好處，就是採用雲儲存，在任何一個裝置打開，無論是手機或電腦，都會自動同步之前的對話聊天記錄。其實現在這些即時聊天軟件，我覺得最有用的，莫過於聊天信息搜索了。只要輸入關鍵詞信息，便可以找出當日對話內容，方便和同事核實一些信息。
文書處理 一應俱全
DingTalk有iOS、Android app，在Windows和Mac OS上也有桌面應用，除了可以和同事單獨通訊，也可以組群，這是一個很偉大的功能。比如要處理公司的銷售事務，我就建了一個銷售群組，把相關同事們加進去，一切關於銷售的大小事情，都在銷售群裏溝通。
DingTalk群還支持語音和視頻通話，我每天早上都召集同事們在群組裏語音通話，溝通一下當天需要處理的工作。有甚麼需要討論的相關文件，都在群裏發放。
這裏就順帶出另一個DingTalk的文檔功能。你可以選擇建立一個新文件或新表格。文件就像word那樣，表格就像excel。建立了之後，可以分享到群裏，同事們除了可以打開查閱，視乎權限設置，還可以去編輯，這就是共享文檔的最大優勢。比如一個銷售記錄表格，我可以設置讓群裏所有同事都可以查閱，但只有兩三位同事可以有權輸入數據編輯。
擅用這些表格功能，公司業務的相關數據，便可以妥善整理，讓有關同事隨時可以查閱，毋須你問我，我問你，各自在自己的電腦裏找資料，等於一個共用的數據庫。
那麼多好用的功能，都是免費的，可想而知，付費版的功能肯定更強勁。噢，差點忘了告訴大家，DingTalk是阿里巴巴旗下的。
視覺科技CEO
盧健生
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