跨晒界——DingTalk

  從前我們辦公,同事之間文字溝通主要靠電郵。現在除了電郵,有些簡單文字溝通,還流行使用一些即時通訊軟件。多年前我們用MSN,後來用Skype,內地就流行用QQ。

  今時今日,除非是比較正式的公文往來,否則在公司內部,我習慣用一個中文叫釘釘英文叫DingTalk的應用程式。大家會問,內地不是流行用微信的嗎?對,不過假若公事也用微信,那麼微信在手機裏佔的儲存便愈來愈大,而且微信只在本地儲存,不做雲儲存,一旦換手機,便需要把聊天記錄遷移,非常非常麻煩的一件事。

  DingTalk的最大好處,就是採用雲儲存,在任何一個裝置打開,無論是手機或電腦,都會自動同步之前的對話聊天記錄。其實現在這些即時聊天軟件,我覺得最有用的,莫過於聊天信息搜索了。只要輸入關鍵詞信息,便可以找出當日對話內容,方便和同事核實一些信息。

文書處理 一應俱全

  DingTalk有iOS、Android app,在Windows和Mac OS上也有桌面應用,除了可以和同事單獨通訊,也可以組群,這是一個很偉大的功能。比如要處理公司的銷售事務,我就建了一個銷售群組,把相關同事們加進去,一切關於銷售的大小事情,都在銷售群裏溝通。

  DingTalk群還支持語音和視頻通話,我每天早上都召集同事們在群組裏語音通話,溝通一下當天需要處理的工作。有甚麼需要討論的相關文件,都在群裏發放。

  這裏就順帶出另一個DingTalk的文檔功能。你可以選擇建立一個新文件或新表格。文件就像word那樣,表格就像excel。建立了之後,可以分享到群裏,同事們除了可以打開查閱,視乎權限設置,還可以去編輯,這就是共享文檔的最大優勢。比如一個銷售記錄表格,我可以設置讓群裏所有同事都可以查閱,但只有兩三位同事可以有權輸入數據編輯。

  擅用這些表格功能,公司業務的相關數據,便可以妥善整理,讓有關同事隨時可以查閱,毋須你問我,我問你,各自在自己的電腦裏找資料,等於一個共用的數據庫。

  那麼多好用的功能,都是免費的,可想而知,付費版的功能肯定更強勁。噢,差點忘了告訴大家,DingTalk是阿里巴巴旗下的。

視覺科技CEO

盧健生


hd