升學表表姐——重要與緊急

  工作地方來了一位新鮮人,負責協助辦公室瑣事,態度正面,勤奮,不計較,上班沒幾天,已成為眾人甜心,人人找她幫手。她慣性隨傳隨到,收到要求就立即動手做。開始時找她的工作都是較簡單的事情,小妮子輕輕鬆鬆很快完成一疊影印,再幹掉一項合併列印電郵,游刃有餘。

  由於辦事妥當,新鮮人要處理的事情愈來愈多,亦愈見複雜,總得要專心坐下來花些時間,細心處理。亦因如此,小妮子有點吃不消了,每有新的工作要求,她總是放下自己手上的工作,立即回應,就好像每項事情都很緊急一樣。

  雖然只是旁人,但不忍職場新鮮人逐漸陷入困境,亦借機提點一下。現代人習慣即食,新聞看即時、訊息要立刻回應,超過一個手提電話版面的文字是太長……很容易墮入只會解決面前「緊急」事的圈套,而忽略那些不「緊急」,但「重要」的事情。

  有一個經典的時間管理原則,叫The Eisenhower Matrix,是關於如何安排做事的優先次序。原理是按事情的「重要」及「緊急」程度去編排:(一)重要又緊急,立刻做;(二)重要但不緊急,訂時間表做;(三)不重要但緊急,分配給適當人做;(四)不重要又不緊急,不用做。

  在有限時間和資源的情況下,只能如此。當然,要分析甚麼是重要、甚麼是緊急;知道不重要又不緊急又如何令事情「不用做」?

  對任何人來說,也肯定是一場修煉,何況是小妮子!

湯圓


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