專欄

太量微觀——邀請VIP常犯的錯誤

太量微觀 - 莊太量 2021-08-13 列印

　　年輕人剛進職場，免不了在公司舉辦活動時負責聯絡講者和嘉賓。邀請嘉賓，尤其貴賓（VIP）時，須注意甚麼事項呢？筆者和大家分享一點經驗。

　　邀請VIP的第一步，是發邀請函，不論是信件或電子郵件，「職場新鮮人」要留意細節。請多於一名VIP時，切忌貪圖方便，不要所有信件都以Dear Sir開首；若你要邀請莊太量教授作為講座嘉賓，請寫「莊教授」或Dear Prof. Chong。

另外，VIP日理萬機，倘若請函只籠統提及活動何年何月何日舉辦，他們大多不會答應，因VIP不會一整天空閒！因此，舉辦方應明確指出活動時間，更理想做法是提供不同時段讓VIP選擇。當然，你要告知講座詳情，如目標觀衆，演講語言，講座時長，答問環節以及是否需要PPT等。如有需要，你應先行與VIP秘書或助理聯繫，討論後續安排。

　　第二步是有條不紊地安排活動流程，讓VIP留下良好印象。一般而言，公關公司在舉辦活動前會先綵排和Premeeting，但這樣或招致貴賓不滿——試問他們如何從繁忙日程中再抽寶貴時間來配合另一細節是VIP數目，愈多人蒞臨，活動固然愈成功，但出席人數不能超出主桌座位，否則會得罪未能坐在主桌者。如活動在偏遠地方或工業大廈舉行，須預留車位，避免車子無處可泊。此外，對一些未及細閱活動詳情的大忙人，舉辦方或要安排專人一對一接待；當VIP是上了年紀或行動不便，舉辦方要確保他們從停車場到會場的路不太長和過窄（導致輪椅未能通過）。

　　致送紀念品是一門學問：獎狀和證書切忌以沉甸甸的玻璃或亞加力膠製成，因這會對VIP造成不便。最後，活動完結後發信感謝蒞臨是基本尊重。

莊太量