太量微觀——邀請VIP常犯的錯誤

  年輕人剛進職場,免不了在公司舉辦活動時負責聯絡講者和嘉賓。邀請嘉賓,尤其貴賓(VIP)時,須注意甚麼事項呢?筆者和大家分享一點經驗。

  邀請VIP的第一步,是發邀請函,不論是信件或電子郵件,「職場新鮮人」要留意細節。請多於一名VIP時,切忌貪圖方便,不要所有信件都以Dear Sir開首;若你要邀請莊太量教授作為講座嘉賓,請寫「莊教授」或Dear Prof. Chong。

  另外,VIP日理萬機,倘若請函只籠統提及活動何年何月何日舉辦,他們大多不會答應,因VIP不會一整天空閒!因此,舉辦方應明確指出活動時間,更理想做法是提供不同時段讓VIP選擇。當然,你要告知講座詳情,如目標觀衆,演講語言,講座時長,答問環節以及是否需要PPT等。如有需要,你應先行與VIP秘書或助理聯繫,討論後續安排。

  第二步是有條不紊地安排活動流程,讓VIP留下良好印象。一般而言,公關公司在舉辦活動前會先綵排和Premeeting,但這樣或招致貴賓不滿——試問他們如何從繁忙日程中再抽寶貴時間來配合另一細節是VIP數目,愈多人蒞臨,活動固然愈成功,但出席人數不能超出主桌座位,否則會得罪未能坐在主桌者。如活動在偏遠地方或工業大廈舉行,須預留車位,避免車子無處可泊。此外,對一些未及細閱活動詳情的大忙人,舉辦方或要安排專人一對一接待;當VIP是上了年紀或行動不便,舉辦方要確保他們從停車場到會場的路不太長和過窄(導致輪椅未能通過)。

  致送紀念品是一門學問:獎狀和證書切忌以沉甸甸的玻璃或亞加力膠製成,因這會對VIP造成不便。最後,活動完結後發信感謝蒞臨是基本尊重。

莊太量


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